KaMedia – Transformasi digital kini merambah berbagai sektor, termasuk pengelolaan asrama mahasiswa. Menjawab tantangan tersebut, Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer UPN “Veteran” Jawa Timur menggelar kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (Abdimas) bertajuk “Edukasi Digitalisasi Manajemen Aset Melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi bagi Pengelola Asrama Mahasiswa Nusantara (AMN) Surabaya”, Kamis (12/6/2026).
Kegiatan ini menjadi langkah awal dalam mendorong digitalisasi pengelolaan aset di AMN Surabaya melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Aset Nusantara (SIMANTARA). Tujuannya, menciptakan tata kelola aset yang lebih efektif, efisien, transparan, dan berbasis data.
Tim pengabdian terdiri atas dosen Program Studi Sistem Informasi UPN “Veteran” Jawa Timur, yakni Seftin Fitri Ana Wati, Anita Wulansari, Abdul Rezha Efrat Najaf, Anindo Saka Fitri, dan Asif Faroqi.
Sebagai hunian mahasiswa penerima beasiswa dari berbagai perguruan tinggi negeri di Surabaya, AMN mengelola beragam fasilitas dan aset yang terus berkembang setiap tahun. Mulai dari inventaris kamar, sarana penunjang, hingga berbagai aset operasional lainnya membutuhkan sistem pengelolaan yang semakin modern dan terintegrasi.
Melalui kegiatan ini, tim dosen berkolaborasi langsung dengan Tim SIMANTARA AMN Surabaya yang selama ini menangani digitalisasi layanan asrama. Tim tersebut terdiri atas Dhian Satria Yudha Kartika, Faiza Nuril Abshrar, Hasan, Ahmad Bukhari, Fredy, Andhika Kyo Putra, Rofi’i, Sherina Abel, dan Ika Devi.
Selama kegiatan berlangsung, peserta mengikuti diskusi interaktif mengenai berbagai persoalan pengelolaan aset sekaligus memetakan kebutuhan sistem informasi yang akan dikembangkan.
Materi yang diberikan disusun dalam empat tahapan sebagai fondasi penerapan Smart Asset Management.
Tahap pertama membahas pentingnya transformasi digital dalam pengelolaan aset, yaitu mengubah proses pencatatan konvensional menjadi sistem informasi yang terintegrasi sehingga data lebih mudah diakses, diperbarui, dan dimanfaatkan.
Tahap berikutnya mengulas tata kelola data aset, mulai dari proses identifikasi, klasifikasi, standardisasi data, hingga menjaga konsistensi informasi sebelum seluruh aset dimigrasikan ke sistem digital.
Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai pemanfaatan sistem informasi untuk monitoring kondisi aset, pencatatan riwayat pemeliharaan, hingga penyusunan laporan secara terpusat sebagai dasar pengambilan keputusan.
Pada sesi terakhir, tim dosen memperkenalkan konsep Smart Asset Management melalui penerapan teknologi QR Code sebagai identitas digital aset, pemanfaatan aplikasi berbasis web dan mobile, database terpusat, serta dashboard visual yang mampu menyajikan informasi secara cepat dan akurat.
Diskusi yang berlangsung menghasilkan sejumlah rekomendasi strategis sebagai arah pengembangan SIMANTARA. Beberapa kebutuhan utama yang dipetakan meliputi penyusunan data aset yang lebih terstruktur, sentralisasi database, monitoring kondisi dan riwayat pemeliharaan secara berkelanjutan, implementasi identifikasi aset berbasis QR Code, hingga penyajian dashboard sebagai media pelaporan dan evaluasi.
Tim pelaksana menegaskan bahwa transformasi digital tidak hanya berfokus pada pembangunan aplikasi, tetapi juga pada perubahan budaya kerja dalam mengelola data.
“Transformasi digital di AMN Surabaya bukan sekadar menyediakan aplikasi baru, melainkan membangun kesiapan sumber daya manusia agar mampu memanfaatkan data operasional secara konsisten, akurat, dan berkelanjutan,” ujar tim pelaksana.
Sebagai tindak lanjut, tim dosen merekomendasikan pengembangan SIMANTARA dilakukan secara bertahap. Tahapan tersebut dimulai dari pembenahan tata kelola data, pengembangan fitur monitoring aset, hingga integrasi teknologi identifikasi digital berbasis QR Code.
Selain aspek teknologi, peningkatan kapasitas sumber daya manusia juga menjadi perhatian utama agar sistem yang dikembangkan dapat diimplementasikan secara optimal dan berkelanjutan.
Kolaborasi antara UPN “Veteran” Jawa Timur dan AMN Surabaya diharapkan menjadi fondasi lahirnya tata kelola aset yang lebih modern, transparan, dan akuntabel. Melalui kegiatan pengabdian ini, UPN “Veteran” Jawa Timur kembali menegaskan komitmennya menghadirkan inovasi berbasis teknologi informasi yang memberikan manfaat nyata bagi masyarakat sebagai implementasi Tri Dharma Perguruan Tinggi.
